Voor wie: IB ondernemer

Studiekosten zijn voor 100% aftrekbaar als deze gemaakt worden ter verbetering van je positie, je carrière, dus met het oog op het verwerven van inkomen.

Met studiekosten worden dan bedoeld het les- of collegegeld en de studiematerialen.

Als IB ondernemer zijn deze studiekosten binnen je onderneming aftrekbaar. Hiervoor geldt dan geen drempelbedrag. Als je als privé persoon de studie op zou willen voeren, dan geldt momenteel een drempelbedrag van € 250.

Bijkomend voordeel als er over de studiekosten btw wordt berekend, binnen de onderneming is de btw terugvorderbaar.

Zo wordt studeren aanzienlijk goedkoper!

Voor:     degene met sterk wisselende inkomens
Betreft:  een periode van drie jaren

Als je door de jaren heen sterk wisselende inkomens hebt gehad, val je waarschijnlijk het ene jaar in een andere tariefschijf dan het volgende jaar. Het is dan raadzaam eens te onderzoeken of je in aanmerking komt voor de middelingsregeling.

Bij de middelingsregeling tel je de verzamelinkomens van drie aaneengesloten jaren bij elkaar op en deelt dit bedrag door drie, zodat de inkomens nu gelijkmatig verdeeld worden.

Vervolgens herreken je de te betalen belasting met de tarieven van de desbetreffende jaren. Doordat de tarieven door de jaren heen maar een klein beetje verschillen zullen de drie nieuwe te betalen belastingbedragen dicht bij elkaar liggen.

Deze drie nieuwe te betalen bedragen tel je bij elkaar op, daarna breng je de daadwerkelijk in de drie jaren betaalde bedragen in mindering. Als het verschil groter is dan € 545 (teruggaafdrempel), dan kan een middelingsverzoek ingediend worden.

Ter verduidelijking hieronder een voorbeeldberekening (met afgeronde bedragen).

2009: verzamelinkomen € 76.300 / te betalen inkomstenbelasting € 32.700
2010: verzamelinkomen nihil / te betalen inkomstenbelasting nihil
2011: verzamelinkomen € 15.200 / te betalen inkomstenbelasting € 5.100

Deze situatie zou zich bijvoorbeeld kunnen voordoen als je in 2009 in loondienst hebt gewerkt.
In het jaar 2010 heb je een onderneming opgestart, maar het resultaat was nog niet positief (bij middeling wordt het verzamelinkomen dan op nihil gesteld).
In het jaar 2011 heeft de onderneming een positief resultaat opgeleverd.

Totaal 2009 t/m 2011:
verzamelinkomen € 91.500 / betaalde inkomstenbelasting € 37.800.

Gemiddeld verzamelinkomen per jaar €  30.500 /
te betalen inkomstenbelasting over
2009 € 11.100
2010 € 11.225
2011 € 11.275

• € 37.800 = de daadwerkelijk betaalde belasting
•   -33.600 = (minus)de totaal herrekende belasting, € 11.100 + € 11.225 + € 11.275
• €   4.200 =
• –       545 = (minus) teruggaafdrempel
• €   3.655 = het terug te vragen bedrag door middeling

Een middelingsverzoek moet binnen 3 jaar nadat de (definitieve) aanslag voor het laatste jaar opgelegd is, ingediend worden. Als je een middelingsverzoek wilt indienen, moet je de herrekening altijd als bijlage meesturen.

Deel: 3 van 3

Voor:  De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In de twee vorige artikelen hebben we de basisingrediënten voor een georganiseerde administratie met  je doorgenomen en de indeling van de ordners waarmee je gaat werken.

Ter afronding nog wat tips en trucs:

• Gebruik geen paperclips, hier komen makkelijk andere documenten tussen waar je later naar op zoek moet. Gebruik nietjes of L-mapjes.
• Maak gebruik van een labelwriter, zo ziet je administratie er overzichtelijk uit en dat werkt prettiger.
• Niet kleine losse bonnen vast op een A4-tje, dat bergt makkelijker op in de ordners.
• Het is raadzaam thermische bonnen te kopiëren, in de loop van de tijd vervagen de teksten op deze bonnen en jij als ondernemer bent verantwoordelijk voor bewijsmateriaal bij een eventuele belastingcontrole.
• Probeer zoveel mogelijk papier te sparen, gebruik achterkanten en print dubbelzijdig. Goed voor het milieu én de portemonnee.
• Vermeld het boekjaar op de rug van een jaarwerk-map
• Gaan de mappen naar een boekhouder of accountant? Vermeld dan ook je bedrijfsnaam op de rug. Zij hebben meerdere mappen staan.
• Maak een aantekening op de factuur (of een ander document) wanneer een stap is afgewikkeld, vermeld bijvoorbeeld “betaald” of “geboekt” op de factuur.
• Heb je al twee keer gekeken hoe je iets de vorige keer hebt gedaan? Maak een notitie van de werkwijze bij deze stap en berg de notitie op bij de stukken van die stap, zodat je deze telkens bij de hand hebt als je ermee aan de slag gaat.
• Stukken waar je nog mee aan de slag moet, berg je op van oud naar jong. Als je dan gaat boeken, werk je eerst de oudste inkoop weg.
• Ben je er mee klaar? Berg dan de stukken op van jong naar oud. Het meest recente stuk ligt dan bovenop.  Je kijkt vaker terug naar een recenter stuk en als je nieuwe stukken toevoegt, hoef je niet te bladeren.

Wie heeft er nog meer tips? Goede tips worden beloond met een klein presentje..

Deel: 2 van 3

Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In het vorige artikel hebben we de basisingrediënten voor een georganiseerde administratie met je doorgenomen. Je gaat werken met de volgende 3 ordners: de werkmap, de jaarmap en het vast dossier.

Om de ideale structuur in je mappen te creëren, is het nodig om te bedenken wat er allemaal gebeurt in het verwerkingsproces. Telkens wanneer je overgaat op een volgende actie, scheid je de acties van elkaar d.m.v. een scheidingsstrook (tabkaart).

Hier een simpel voorbeeld van het proces van de inkoopfactuur:
De inkoopfactuur
.. komt binnen
.. wordt geboekt
.. wordt betaald
.. wordt gearchiveerd

Alles wat binnenkomt belandt in je postbakje ‘post in’.
In je werkmap zitten de stappen (scheidingsstroken):
– Inkopen te boeken
– Inkopen te betalen
Na het boeken en betalen wordt de inkoopfactuur opgeborgen in de jaarmap achter de scheidingsstrook:
– Inkopen afgewikkeld

Je kunt de indeling verder naar jouw wens uitbreiden. Het is zeer eenvoudig om een scheidingsstrook toe te voegen. Bijvoorbeeld, plaats jij schriftelijk je bestellingen of noteer je de prijs afspraken en wil je deze met de factuur controleren? Maak dat een extra scheidingsstrook ‘bestelbonnen’ en ‘prijsafspraken’. Als de desbetreffende inkoopfactuur dan binnenkomt, zijn de bijbehorende stukken snel gevonden.

De processen die je minimaal een onder de loep moet nemen zijn:
– Inkoopfactuur
– Verkoopfactuur
– Bankafschriften

Zorg ervoor dat documenten een plek hebben. Wij zien vaak dat ondernemers druk zijn met documenten heen en weer schuiven en met steeds weer andere stapeltjes maken. Resultaat: geen overzicht = onrust.

Ga er eens voor zitten: welke stappen / scheidingsstroken horen er in jouw mappen?

Deel: 1 van 3
Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In dit artikel willen we je een systeem aanbieden om je stukken op een handige manier op te bergen. Een manier, die jouw werken ondersteunt en jou dus ontlast.

Als jij stress krijgt van het doen van je administratie en je het gevoel krijgt dat je snel het overzicht kwijt bent, let dan goed op! Als je dit in de basis goed aanpakt, gaat het je direct veel tijd en ergernis besparen. Dus neem er nu even de tijd voor.

De truc is dat je per proces bedenkt wat er allemaal moet gebeuren. Dit proces verdeel je in stappen. Iedere stap is een scheidingsstrook. We komen hier zo op terug.

Nu eerst de basisingrediënten.

Postbakjes
Een georganiseerde werkplek is niet compleet zonder postbakjes. Hierin kun je snel en efficiënt je stukken organiseren. Je hebt immers niet altijd de tijd (en het is zeker niet efficiënt) om alles direct af te wikkelen of in een map op te bergen, maar we willen ook niet dat het door het hele kantoor (of huis) slingert.

1. Post in.
Het bovenste bakje. Alle post, die je ontvangt bekijk je vluchtig. Als je het later kan behandelen (wat meestal zo is) leg je het in het bovenste bakje tot het moment dat je met je administratie aan de slag gaat.

2. Actie.
Het middelste bakje. Hierin liggen de stukken, die je al wel gezien hebt, maar nog niet hebt afgewikkeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aanvraag van een klant of een aanbieding van een leverancier, waarover je nog wilt nadenken.

3. Naslag en reactie afwachten.
Het onderste bakje. Hierin leg je de stukken, waar je niet direct mee aan de slag kan, maar die ook nog niet zijn afgewikkeld. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek dat je bij een ander gedaan hebt, maar waarop diegene nog niet gereageerd heeft. In dit onderste bakje bewaar je ook checklists en andere stukken die je graag bij de hand houdt zoals een telefoonlijst of een lijst met alt-toets combinaties.

Kort samengevat:
Komt het nieuw binnen? Dan opbergen in het bakje ‘post in’.
Moet je er op korte termijn mee aan de slag? Dan in het bakje ‘actie’.
Is het nog niet afgewikkeld, maar je kunt er nog niet mee verder? Dan leg je het in het onderste bakje.

Wanneer het jouw moment is om aan je administratie te werken, werk dan van boven naar beneden. Je maakt eerst het bovenste bakje leeg. Vervolgens kijk je in het ‘actie’bakje en verwerkt wat er nu afgewikkeld moet worden Als laatste kijk je vluchtig door het onderste bakje of er iets te lang blijft liggen.

Tip: Gebruik L-hoezen om stukken bij elkaar te houden. Werk niet met paperclips, er kunnen stukken tussen of juist zoek raken.

Ordners
We gebruiken geen ringbanden, maar (minimaal 3) ordners. Het is raadzaam om met een perforator met een beugel te werken, zodat je snel en netjes A4 formaat papier kunt perforeren.

1. De ordner werkmap.
Hierin zitten de stukken, waarmee je nog aan de slag moet.

2. De ordner jaarmap.
Hierin zitten de stukken die afgewikkeld zijn en die van een bepaald boekjaar zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan de betaalde en geboekte facturen en de geboekte bankafschriften.

3. De ordner vast dossier.
Hierin bewaar je alles wat je vaker nodig hebt en geen betrekking heeft op een bepaald jaar. Denk hierbij aan de inlogcodes van de belastingdienst, een huurovereenkomst, de stukken van de Kamer van Koophandel etc.

In de ordners werk je met scheidingsstroken. Dit zijn kartonnen kaarten die verder uitsteken dan A4 formaat papieren. De scheidingsstroken worden ook wel tabkaarten genoemd. Het voordeel van scheidingsstroken t.o.v. tabbladen is, dat je bij scheidingsstroken makkelijk stroken kan tussenvoegen of een strook kan weghalen. Heb je eenmaal een indeling met tabbladen gemaakt, dan is dit lastiger.

In het volgende blogartikel praten we je bij over de ideale indeling van de ordners. Dit geeft overzicht zodat jij efficiënt aan de slag kunt! (http://zeggextra.nl/?p=424)

Voor: De IB-ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In het vorige blog behandelden we de opbrengsten- en kostengrootboekrekeningen.
In dit blog gaan we verder met het grootboek, maar nu met de balansgrootboekrekeningen: de bezittingen, het eigen kapitaal en de schulden.

Bezittingen – investeringen
Een investering is een aanschaffing, die in jouw bezit blijft en waarvan de aankoopprijs meer dan
€ 450 bedraagt. Te denken valt aan een auto, computer, machine etc. Maak hierbij onderscheid in:

0120 Gebouwen en terreinen
0130 Machines en installaties
0140 Overige investeringen(inventaris, voertuigen)

Bezittingen – geld – en overige betaalmidddelen (in vakjargon: liquide middelen)
Voor iedere bankrekening maak je een rekeningnummer aan.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een betaalmiddel is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1000 Betaalrekening
1010 Spaarrekening
1020 Creditcard
1030 Paypal
Etc.

Tip: maak geen kas aan voor cash uitgaven. Maak een grootboekrekening aan voor deze uitgaven (en misschien ontvangsten) en doe alsof je zelf ook een soort bank bent. Dan hoef je geen kasstaten en tellingen bij te houden.
1040 Privé betaald

Bezittingen (vorderingen) – debiteuren
Wordt gebruikt bij het boeken van verkoopfacturen. Op deze rekening wordt het totaalbedrag geboekt dat je van een klant tegoed hebt, dus inclusief eventuele BTW.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een debiteurenrekening is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1300 Debiteuren

BTW
Vaak geeft een systeem aan hoe je BTW rekeningen moet opmaken, kijk goed naar de verschillende instellingen.
We maken onderscheid tussen te vorderen voorbelasting (BTW die jij betaald hebt aan een leverancier, staat apart vermeld op de inkoopfactuur) en de te betalen belasting (BTW die jij gefactureerd hebt aan de klant). Vervolgens maak je een onderscheid tussen de verschillende tarieven die je nodig hebt (bijvoorbeeld 6% en 21%). In de meeste gevallen kan worden volstaan met het gebruik van de volgende grootboekrekeningen:

1510 Voorbelasting (0%, 6% én 21%)
1520 Te betalen BTW 21%
1590 Betaalde BTW (hierop worden de aan de belastingdienst betaalde BTW bedragen geboekt)

Schulden – eigen kapitaal
Dit is een uitsplitsing van jouw aandeel in de zaak, in feite dus een schuld van de zaak aan jou privé. Deze post bestaat uit jouw winst, jouw stortingen minus jouw opnames.
Wij raden aan de volgende rekeningen te gebruiken:

1400 Kapitaal
1410 Privé opnames
1415 Privé stortingen

Schulden -crediteuren
Wordt gebruikt bij het boeken van inkoopfacturen. Op deze rekening wordt het totaalbedrag geboekt dat je aan een leverancier moet betalen, dus inclusief eventuele BTW.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een crediteurenrekening is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1600 Crediteuren

Overige aan te maken grootboekrekeningen:
1080 Kruisposten
Hier boek je geld op, dat van de ene zakelijke rekening betaald is aan de andere. Als dan beide rekeningen zijn geboekt, komt deze grootboekrekening weer op nul uit.

2000 Vraagposten
Als je nog niet weet waar je een post op moet boeken.

Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

Waar boek ik mijn kosten op?
Is er een standaard rekeningschema?
Welke eisen stelt de belastingdienst?

In het rekeningschema zijn o.a. kosten en opbrengsten onderverdeeld en genummerd. Bijvoorbeeld:
4100 Afschrijvingen
4200 Autokosten
4500 Algemene kosten
Etc.

Beetje vakjargon: dit noemen we het grootboek met (grootboek-)rekeningen. Een lijst met boekingen noemen we een grootboekkaart. Voorbeeld:

Grootboekkaart 4200 Autokosten
1-5-2014: Onderhoudsbeurt garage € 100,-
25-4-2014: Benzine bij tankstation € 55,-
27-5-2014: Benzine bij tankstation € 52,-
31-7-2014: Motorrijtuigenbelasting € 32,-
Totaal grootboekkaart: € 239,-

Er zijn standaard rekeningschema’s, maar die zijn vaak zeer uitgebreid en leiden voor de beginnende boekhouder tot verwarring.

Daarnaast worden de kosten in de belastingaangifte weer samengevoegd. De belastingdienst vindt een gedetailleerde onderverdeling dus minder belangrijk.

Het maken van onderscheid is voornamelijk bedoeld voor de ondernemer zelf, om inzicht te verkrijgen in zijn opbrengsten en uitgaven.

Kort door de bocht maakt de belastingdienst onderscheid in:

Opbrengsten
Inkoopkosten (vaak ook directe kosten genoemd)
Personeelskosten
Afschrijvingen
Overige bedrijfskosten
Financiële baten & lasten

Hieronder geven we een toelichting op de meest gebruikte kosten en opbrengsten, zodat je meteen aan de slag kunt met je dagelijkse boekhouding. Veel zaken zijn pas van belang aan het einde van het jaar, bij het opmaken van de aangifte. Laat je daar nu niet door van de wijs brengen. Keep it simple!

Opbrengsten
Wat je aan de klant factureert boek je hier.
8000 Opbrengsten

Inkoopkosten
Kosten die je maakt voor de werkzaamheden die je voor de klant uitvoert (directe kosten voor de omzet). Hoe meer werk, hoe meer van dit soort kosten. Voorbeelden: verf voor schilder, papier voor de drukker.
Maak hierbij onderscheid in:
– Inkoop van materiaal
– Inkoopkosten van uitbesteed werk e.d. (als je een deel van je klus uitbesteed aan een ander en andere zaken die niet meteen onder de noemer materiaal vallen)

7100 Inkoopkosten materiaal
7200 Inkoopkosten overige

Personeelskosten
Heb je natuurlijk alleen mee te maken als je personeel hebt. Grote kans dat je het verlonen van personeel aan een kantoor hebt uitbesteed. Zij leveren dan ook de boekingen aan. Overleg hoe je dit het beste kan verwerken in jouw administratie.

Afschrijvingen
Deze ga je pas berekenen aan het einde van het jaar. Het is de waardevermindering van je bezittingen (investeringen), door veroudering en gebruik.

Wat is een investering?
Een investering is een aanschaffing, die in jouw bezit blijft en waarvan de aankoopprijs meer dan
€ 450 bedraagt. Te denken valt aan een auto, computer, machine etc. Maak bij het boeken van de afschrijvingen onderscheid in:

4120 Afschrijvingskosten gebouwen en terreinen
4130 Afschrijvingskosten machines en installaties
4140 Afschrijvingskosten overige investeringen (inventaris, voertuigen)

Overige bedrijfskosten
De overige bedrijfskosten: een vergaarbak, waarin de meeste algemene kosten verantwoord kunnen worden. Denk dan bijvoorbeeld aan telefoonkosten, abonnementen, kantoorkosten etc.
Maak hierbij onderscheid in:

4200 Auto- en overige vervoerskosten
4300 Huisvestingskosten
4400 Onderhoud van investeringen (behalve van auto’s en gebouwen etc., die kosten staan hierboven)
4500 Verkoopkosten
4600 Andere kosten

Verkoopkosten zijn kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen, zoals reclame- en advertentiekosten, visitekaartjes, maar ook het etentje met een (potentiële) klant.

Andere kosten zijn dus de telefoonkosten, abonnementen, kantoorartikelen etc. In veel boekhoudingen worden deze kosten sterk uitgesplitst, maar voor de belastingdienst is dit niet noodzakelijk. Vind jij het handig voor jezelf?

Financiële baten & lasten
Hieronder vallen rente en kosten.
In de meeste gevallen worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt:

9700 Betaalde rente- en bankkosten
9705 Ontvangen rente bank
9710 Betaalde rente lening
9720 Betaalde rente en kosten belastingdienst

Naast de kosten en de opbrengsten zijn er ook bezittingen, eigen kapitaal en schulden.
Deze behandelen we in het volgende blog!

Voor: iedereen die belasting betaalt
Betreft: 2013

Vanaf 2013 is er een nieuwe renteregeling voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting. De nieuwe regeling is van toepassing op aanslagen met een tijdvak vanaf 1 januari 2012.
Vanaf 2013 wordt de rente belastingrente genoemd (v/h heffingsrente).

1) Vanaf 2013 wordt vanaf 6 maanden na het belastingjaar rente berekend (v/h vanaf de eerste maand na het belastingjaar). Over de aanslag van belastingjaar 2012 wordt dus vanaf 1 juli 2013 rente berekend.
2) De belastingrente wordt in principe berekend tot 6 weken na de datum van de aanslag.
3) Het plan is dat de belastingrente de komende jaren (met name voor de vennootschapsbelasting) behoorlijk stijgt.
4) De belastingdienst is minder scheutig geworden met het vergoeden van belastingrente. Dit gaat zij namelijk alleen nog doen als zij zelf te lang bezig zijn geweest met het opleggen van een aanslag.

Zorg dus voor een tijdige en goed afgestemde voorlopige aanslag. Zo voorkom je dat je belastingrente moet betalen óf dat je geen belastingrente vergoed krijgt over je teruggave.