Deel: 2 van 3

Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In het vorige artikel hebben we de basisingrediënten voor een georganiseerde administratie met je doorgenomen. Je gaat werken met de volgende 3 ordners: de werkmap, de jaarmap en het vast dossier.

Om de ideale structuur in je mappen te creëren, is het nodig om te bedenken wat er allemaal gebeurt in het verwerkingsproces. Telkens wanneer je overgaat op een volgende actie, scheid je de acties van elkaar d.m.v. een scheidingsstrook (tabkaart).

Hier een simpel voorbeeld van het proces van de inkoopfactuur:
De inkoopfactuur
.. komt binnen
.. wordt geboekt
.. wordt betaald
.. wordt gearchiveerd

Alles wat binnenkomt belandt in je postbakje ‘post in’.
In je werkmap zitten de stappen (scheidingsstroken):
– Inkopen te boeken
– Inkopen te betalen
Na het boeken en betalen wordt de inkoopfactuur opgeborgen in de jaarmap achter de scheidingsstrook:
– Inkopen afgewikkeld

Je kunt de indeling verder naar jouw wens uitbreiden. Het is zeer eenvoudig om een scheidingsstrook toe te voegen. Bijvoorbeeld, plaats jij schriftelijk je bestellingen of noteer je de prijs afspraken en wil je deze met de factuur controleren? Maak dat een extra scheidingsstrook ‘bestelbonnen’ en ‘prijsafspraken’. Als de desbetreffende inkoopfactuur dan binnenkomt, zijn de bijbehorende stukken snel gevonden.

De processen die je minimaal een onder de loep moet nemen zijn:
– Inkoopfactuur
– Verkoopfactuur
– Bankafschriften

Zorg ervoor dat documenten een plek hebben. Wij zien vaak dat ondernemers druk zijn met documenten heen en weer schuiven en met steeds weer andere stapeltjes maken. Resultaat: geen overzicht = onrust.

Ga er eens voor zitten: welke stappen / scheidingsstroken horen er in jouw mappen?