Deel: 1 van 3
Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.
In dit artikel willen we je een systeem aanbieden om je stukken op een handige manier op te bergen. Een manier, die jouw werken ondersteunt en jou dus ontlast.
Als jij stress krijgt van het doen van je administratie en je het gevoel krijgt dat je snel het overzicht kwijt bent, let dan goed op! Als je dit in de basis goed aanpakt, gaat het je direct veel tijd en ergernis besparen. Dus neem er nu even de tijd voor.
De truc is dat je per proces bedenkt wat er allemaal moet gebeuren. Dit proces verdeel je in stappen. Iedere stap is een scheidingsstrook. We komen hier zo op terug.
Nu eerst de basisingrediënten.
Postbakjes
Een georganiseerde werkplek is niet compleet zonder postbakjes. Hierin kun je snel en efficiënt je stukken organiseren. Je hebt immers niet altijd de tijd (en het is zeker niet efficiënt) om alles direct af te wikkelen of in een map op te bergen, maar we willen ook niet dat het door het hele kantoor (of huis) slingert.
1. Post in.
Het bovenste bakje. Alle post, die je ontvangt bekijk je vluchtig. Als je het later kan behandelen (wat meestal zo is) leg je het in het bovenste bakje tot het moment dat je met je administratie aan de slag gaat.
2. Actie.
Het middelste bakje. Hierin liggen de stukken, die je al wel gezien hebt, maar nog niet hebt afgewikkeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een aanvraag van een klant of een aanbieding van een leverancier, waarover je nog wilt nadenken.
3. Naslag en reactie afwachten.
Het onderste bakje. Hierin leg je de stukken, waar je niet direct mee aan de slag kan, maar die ook nog niet zijn afgewikkeld. Denk bijvoorbeeld aan een verzoek dat je bij een ander gedaan hebt, maar waarop diegene nog niet gereageerd heeft. In dit onderste bakje bewaar je ook checklists en andere stukken die je graag bij de hand houdt zoals een telefoonlijst of een lijst met alt-toets combinaties.
Kort samengevat:
Komt het nieuw binnen? Dan opbergen in het bakje ‘post in’.
Moet je er op korte termijn mee aan de slag? Dan in het bakje ‘actie’.
Is het nog niet afgewikkeld, maar je kunt er nog niet mee verder? Dan leg je het in het onderste bakje.
Wanneer het jouw moment is om aan je administratie te werken, werk dan van boven naar beneden. Je maakt eerst het bovenste bakje leeg. Vervolgens kijk je in het ‘actie’bakje en verwerkt wat er nu afgewikkeld moet worden Als laatste kijk je vluchtig door het onderste bakje of er iets te lang blijft liggen.
Tip: Gebruik L-hoezen om stukken bij elkaar te houden. Werk niet met paperclips, er kunnen stukken tussen of juist zoek raken.
Ordners
We gebruiken geen ringbanden, maar (minimaal 3) ordners. Het is raadzaam om met een perforator met een beugel te werken, zodat je snel en netjes A4 formaat papier kunt perforeren.
1. De ordner werkmap.
Hierin zitten de stukken, waarmee je nog aan de slag moet.
2. De ordner jaarmap.
Hierin zitten de stukken die afgewikkeld zijn en die van een bepaald boekjaar zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan de betaalde en geboekte facturen en de geboekte bankafschriften.
3. De ordner vast dossier.
Hierin bewaar je alles wat je vaker nodig hebt en geen betrekking heeft op een bepaald jaar. Denk hierbij aan de inlogcodes van de belastingdienst, een huurovereenkomst, de stukken van de Kamer van Koophandel etc.
In de ordners werk je met scheidingsstroken. Dit zijn kartonnen kaarten die verder uitsteken dan A4 formaat papieren. De scheidingsstroken worden ook wel tabkaarten genoemd. Het voordeel van scheidingsstroken t.o.v. tabbladen is, dat je bij scheidingsstroken makkelijk stroken kan tussenvoegen of een strook kan weghalen. Heb je eenmaal een indeling met tabbladen gemaakt, dan is dit lastiger.
In het volgende blogartikel praten we je bij over de ideale indeling van de ordners. Dit geeft overzicht zodat jij efficiënt aan de slag kunt! (http://zeggextra.nl/?p=424)