Deel: 3 van 3

Voor:  De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In de twee vorige artikelen hebben we de basisingrediënten voor een georganiseerde administratie met  je doorgenomen en de indeling van de ordners waarmee je gaat werken.

Ter afronding nog wat tips en trucs:

• Gebruik geen paperclips, hier komen makkelijk andere documenten tussen waar je later naar op zoek moet. Gebruik nietjes of L-mapjes.
• Maak gebruik van een labelwriter, zo ziet je administratie er overzichtelijk uit en dat werkt prettiger.
• Niet kleine losse bonnen vast op een A4-tje, dat bergt makkelijker op in de ordners.
• Het is raadzaam thermische bonnen te kopiëren, in de loop van de tijd vervagen de teksten op deze bonnen en jij als ondernemer bent verantwoordelijk voor bewijsmateriaal bij een eventuele belastingcontrole.
• Probeer zoveel mogelijk papier te sparen, gebruik achterkanten en print dubbelzijdig. Goed voor het milieu én de portemonnee.
• Vermeld het boekjaar op de rug van een jaarwerk-map
• Gaan de mappen naar een boekhouder of accountant? Vermeld dan ook je bedrijfsnaam op de rug. Zij hebben meerdere mappen staan.
• Maak een aantekening op de factuur (of een ander document) wanneer een stap is afgewikkeld, vermeld bijvoorbeeld “betaald” of “geboekt” op de factuur.
• Heb je al twee keer gekeken hoe je iets de vorige keer hebt gedaan? Maak een notitie van de werkwijze bij deze stap en berg de notitie op bij de stukken van die stap, zodat je deze telkens bij de hand hebt als je ermee aan de slag gaat.
• Stukken waar je nog mee aan de slag moet, berg je op van oud naar jong. Als je dan gaat boeken, werk je eerst de oudste inkoop weg.
• Ben je er mee klaar? Berg dan de stukken op van jong naar oud. Het meest recente stuk ligt dan bovenop.  Je kijkt vaker terug naar een recenter stuk en als je nieuwe stukken toevoegt, hoef je niet te bladeren.

Wie heeft er nog meer tips? Goede tips worden beloond met een klein presentje..