Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

Waar boek ik mijn kosten op?
Is er een standaard rekeningschema?
Welke eisen stelt de belastingdienst?

In het rekeningschema zijn o.a. kosten en opbrengsten onderverdeeld en genummerd. Bijvoorbeeld:
4100 Afschrijvingen
4200 Autokosten
4500 Algemene kosten
Etc.

Beetje vakjargon: dit noemen we het grootboek met (grootboek-)rekeningen. Een lijst met boekingen noemen we een grootboekkaart. Voorbeeld:

Grootboekkaart 4200 Autokosten
1-5-2014: Onderhoudsbeurt garage € 100,-
25-4-2014: Benzine bij tankstation € 55,-
27-5-2014: Benzine bij tankstation € 52,-
31-7-2014: Motorrijtuigenbelasting € 32,-
Totaal grootboekkaart: € 239,-

Er zijn standaard rekeningschema’s, maar die zijn vaak zeer uitgebreid en leiden voor de beginnende boekhouder tot verwarring.

Daarnaast worden de kosten in de belastingaangifte weer samengevoegd. De belastingdienst vindt een gedetailleerde onderverdeling dus minder belangrijk.

Het maken van onderscheid is voornamelijk bedoeld voor de ondernemer zelf, om inzicht te verkrijgen in zijn opbrengsten en uitgaven.

Kort door de bocht maakt de belastingdienst onderscheid in:

Opbrengsten
Inkoopkosten (vaak ook directe kosten genoemd)
Personeelskosten
Afschrijvingen
Overige bedrijfskosten
Financiële baten & lasten

Hieronder geven we een toelichting op de meest gebruikte kosten en opbrengsten, zodat je meteen aan de slag kunt met je dagelijkse boekhouding. Veel zaken zijn pas van belang aan het einde van het jaar, bij het opmaken van de aangifte. Laat je daar nu niet door van de wijs brengen. Keep it simple!

Opbrengsten
Wat je aan de klant factureert boek je hier.
8000 Opbrengsten

Inkoopkosten
Kosten die je maakt voor de werkzaamheden die je voor de klant uitvoert (directe kosten voor de omzet). Hoe meer werk, hoe meer van dit soort kosten. Voorbeelden: verf voor schilder, papier voor de drukker.
Maak hierbij onderscheid in:
– Inkoop van materiaal
– Inkoopkosten van uitbesteed werk e.d. (als je een deel van je klus uitbesteed aan een ander en andere zaken die niet meteen onder de noemer materiaal vallen)

7100 Inkoopkosten materiaal
7200 Inkoopkosten overige

Personeelskosten
Heb je natuurlijk alleen mee te maken als je personeel hebt. Grote kans dat je het verlonen van personeel aan een kantoor hebt uitbesteed. Zij leveren dan ook de boekingen aan. Overleg hoe je dit het beste kan verwerken in jouw administratie.

Afschrijvingen
Deze ga je pas berekenen aan het einde van het jaar. Het is de waardevermindering van je bezittingen (investeringen), door veroudering en gebruik.

Wat is een investering?
Een investering is een aanschaffing, die in jouw bezit blijft en waarvan de aankoopprijs meer dan
€ 450 bedraagt. Te denken valt aan een auto, computer, machine etc. Maak bij het boeken van de afschrijvingen onderscheid in:

4120 Afschrijvingskosten gebouwen en terreinen
4130 Afschrijvingskosten machines en installaties
4140 Afschrijvingskosten overige investeringen (inventaris, voertuigen)

Overige bedrijfskosten
De overige bedrijfskosten: een vergaarbak, waarin de meeste algemene kosten verantwoord kunnen worden. Denk dan bijvoorbeeld aan telefoonkosten, abonnementen, kantoorkosten etc.
Maak hierbij onderscheid in:

4200 Auto- en overige vervoerskosten
4300 Huisvestingskosten
4400 Onderhoud van investeringen (behalve van auto’s en gebouwen etc., die kosten staan hierboven)
4500 Verkoopkosten
4600 Andere kosten

Verkoopkosten zijn kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen, zoals reclame- en advertentiekosten, visitekaartjes, maar ook het etentje met een (potentiële) klant.

Andere kosten zijn dus de telefoonkosten, abonnementen, kantoorartikelen etc. In veel boekhoudingen worden deze kosten sterk uitgesplitst, maar voor de belastingdienst is dit niet noodzakelijk. Vind jij het handig voor jezelf?

Financiële baten & lasten
Hieronder vallen rente en kosten.
In de meeste gevallen worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt:

9700 Betaalde rente- en bankkosten
9705 Ontvangen rente bank
9710 Betaalde rente lening
9720 Betaalde rente en kosten belastingdienst

Naast de kosten en de opbrengsten zijn er ook bezittingen, eigen kapitaal en schulden.
Deze behandelen we in het volgende blog!