Voor: De IB-ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

In het vorige blog behandelden we de opbrengsten- en kostengrootboekrekeningen.
In dit blog gaan we verder met het grootboek, maar nu met de balansgrootboekrekeningen: de bezittingen, het eigen kapitaal en de schulden.

Bezittingen – investeringen
Een investering is een aanschaffing, die in jouw bezit blijft en waarvan de aankoopprijs meer dan
€ 450 bedraagt. Te denken valt aan een auto, computer, machine etc. Maak hierbij onderscheid in:

0120 Gebouwen en terreinen
0130 Machines en installaties
0140 Overige investeringen(inventaris, voertuigen)

Bezittingen – geld – en overige betaalmidddelen (in vakjargon: liquide middelen)
Voor iedere bankrekening maak je een rekeningnummer aan.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een betaalmiddel is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1000 Betaalrekening
1010 Spaarrekening
1020 Creditcard
1030 Paypal
Etc.

Tip: maak geen kas aan voor cash uitgaven. Maak een grootboekrekening aan voor deze uitgaven (en misschien ontvangsten) en doe alsof je zelf ook een soort bank bent. Dan hoef je geen kasstaten en tellingen bij te houden.
1040 Privé betaald

Bezittingen (vorderingen) – debiteuren
Wordt gebruikt bij het boeken van verkoopfacturen. Op deze rekening wordt het totaalbedrag geboekt dat je van een klant tegoed hebt, dus inclusief eventuele BTW.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een debiteurenrekening is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1300 Debiteuren

BTW
Vaak geeft een systeem aan hoe je BTW rekeningen moet opmaken, kijk goed naar de verschillende instellingen.
We maken onderscheid tussen te vorderen voorbelasting (BTW die jij betaald hebt aan een leverancier, staat apart vermeld op de inkoopfactuur) en de te betalen belasting (BTW die jij gefactureerd hebt aan de klant). Vervolgens maak je een onderscheid tussen de verschillende tarieven die je nodig hebt (bijvoorbeeld 6% en 21%). In de meeste gevallen kan worden volstaan met het gebruik van de volgende grootboekrekeningen:

1510 Voorbelasting (0%, 6% én 21%)
1520 Te betalen BTW 21%
1590 Betaalde BTW (hierop worden de aan de belastingdienst betaalde BTW bedragen geboekt)

Schulden – eigen kapitaal
Dit is een uitsplitsing van jouw aandeel in de zaak, in feite dus een schuld van de zaak aan jou privé. Deze post bestaat uit jouw winst, jouw stortingen minus jouw opnames.
Wij raden aan de volgende rekeningen te gebruiken:

1400 Kapitaal
1410 Privé opnames
1415 Privé stortingen

Schulden -crediteuren
Wordt gebruikt bij het boeken van inkoopfacturen. Op deze rekening wordt het totaalbedrag geboekt dat je aan een leverancier moet betalen, dus inclusief eventuele BTW.

Let op! In de meeste boekhoudprogramma’s dien je aan te geven dat dit een crediteurenrekening is. Let daarop bij het aanmaken van de rekening.

1600 Crediteuren

Overige aan te maken grootboekrekeningen:
1080 Kruisposten
Hier boek je geld op, dat van de ene zakelijke rekening betaald is aan de andere. Als dan beide rekeningen zijn geboekt, komt deze grootboekrekening weer op nul uit.

2000 Vraagposten
Als je nog niet weet waar je een post op moet boeken.

Voor: De ondernemer, die zelf zijn administratie verzorgt.

Waar boek ik mijn kosten op?
Is er een standaard rekeningschema?
Welke eisen stelt de belastingdienst?

In het rekeningschema zijn o.a. kosten en opbrengsten onderverdeeld en genummerd. Bijvoorbeeld:
4100 Afschrijvingen
4200 Autokosten
4500 Algemene kosten
Etc.

Beetje vakjargon: dit noemen we het grootboek met (grootboek-)rekeningen. Een lijst met boekingen noemen we een grootboekkaart. Voorbeeld:

Grootboekkaart 4200 Autokosten
1-5-2014: Onderhoudsbeurt garage € 100,-
25-4-2014: Benzine bij tankstation € 55,-
27-5-2014: Benzine bij tankstation € 52,-
31-7-2014: Motorrijtuigenbelasting € 32,-
Totaal grootboekkaart: € 239,-

Er zijn standaard rekeningschema’s, maar die zijn vaak zeer uitgebreid en leiden voor de beginnende boekhouder tot verwarring.

Daarnaast worden de kosten in de belastingaangifte weer samengevoegd. De belastingdienst vindt een gedetailleerde onderverdeling dus minder belangrijk.

Het maken van onderscheid is voornamelijk bedoeld voor de ondernemer zelf, om inzicht te verkrijgen in zijn opbrengsten en uitgaven.

Kort door de bocht maakt de belastingdienst onderscheid in:

Opbrengsten
Inkoopkosten (vaak ook directe kosten genoemd)
Personeelskosten
Afschrijvingen
Overige bedrijfskosten
Financiële baten & lasten

Hieronder geven we een toelichting op de meest gebruikte kosten en opbrengsten, zodat je meteen aan de slag kunt met je dagelijkse boekhouding. Veel zaken zijn pas van belang aan het einde van het jaar, bij het opmaken van de aangifte. Laat je daar nu niet door van de wijs brengen. Keep it simple!

Opbrengsten
Wat je aan de klant factureert boek je hier.
8000 Opbrengsten

Inkoopkosten
Kosten die je maakt voor de werkzaamheden die je voor de klant uitvoert (directe kosten voor de omzet). Hoe meer werk, hoe meer van dit soort kosten. Voorbeelden: verf voor schilder, papier voor de drukker.
Maak hierbij onderscheid in:
– Inkoop van materiaal
– Inkoopkosten van uitbesteed werk e.d. (als je een deel van je klus uitbesteed aan een ander en andere zaken die niet meteen onder de noemer materiaal vallen)

7100 Inkoopkosten materiaal
7200 Inkoopkosten overige

Personeelskosten
Heb je natuurlijk alleen mee te maken als je personeel hebt. Grote kans dat je het verlonen van personeel aan een kantoor hebt uitbesteed. Zij leveren dan ook de boekingen aan. Overleg hoe je dit het beste kan verwerken in jouw administratie.

Afschrijvingen
Deze ga je pas berekenen aan het einde van het jaar. Het is de waardevermindering van je bezittingen (investeringen), door veroudering en gebruik.

Wat is een investering?
Een investering is een aanschaffing, die in jouw bezit blijft en waarvan de aankoopprijs meer dan
€ 450 bedraagt. Te denken valt aan een auto, computer, machine etc. Maak bij het boeken van de afschrijvingen onderscheid in:

4120 Afschrijvingskosten gebouwen en terreinen
4130 Afschrijvingskosten machines en installaties
4140 Afschrijvingskosten overige investeringen (inventaris, voertuigen)

Overige bedrijfskosten
De overige bedrijfskosten: een vergaarbak, waarin de meeste algemene kosten verantwoord kunnen worden. Denk dan bijvoorbeeld aan telefoonkosten, abonnementen, kantoorkosten etc.
Maak hierbij onderscheid in:

4200 Auto- en overige vervoerskosten
4300 Huisvestingskosten
4400 Onderhoud van investeringen (behalve van auto’s en gebouwen etc., die kosten staan hierboven)
4500 Verkoopkosten
4600 Andere kosten

Verkoopkosten zijn kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen, zoals reclame- en advertentiekosten, visitekaartjes, maar ook het etentje met een (potentiële) klant.

Andere kosten zijn dus de telefoonkosten, abonnementen, kantoorartikelen etc. In veel boekhoudingen worden deze kosten sterk uitgesplitst, maar voor de belastingdienst is dit niet noodzakelijk. Vind jij het handig voor jezelf?

Financiële baten & lasten
Hieronder vallen rente en kosten.
In de meeste gevallen worden de volgende grootboekrekeningen gebruikt:

9700 Betaalde rente- en bankkosten
9705 Ontvangen rente bank
9710 Betaalde rente lening
9720 Betaalde rente en kosten belastingdienst

Naast de kosten en de opbrengsten zijn er ook bezittingen, eigen kapitaal en schulden.
Deze behandelen we in het volgende blog!